如何準備一場「論理清楚」的簡報?

文/胡全威世新大學口語傳播學系助理教授

做簡報、聽簡報,在我們生活當中反覆出現。可是,有些簡報可以讓我們立刻聽懂,引發思考,學到新知;而有些簡報則東拉西扯,一團雲霧,讓人深陷其中,不知所云。

如果說要準備一場「情理並茂」的簡報,也就是既要打動人心,又要能論述清楚,這是十分不容易的事。不過,本文先強調「論理清楚」,提供三項重點達到簡報「清楚傳達訊息」的基本要求。

要讓聽眾明白,在準備時應特別注意以下三點:聽眾導向、切合題意、結構分明。

聽眾導向

首先,能不能清楚傳達訊息,取決的關鍵點,還是在於對聽眾的了解。因為評價一份簡報是否清楚,不是自己準備的資料有多好、說得多好聽,而是在於聽眾能否聽懂你所說的,甚至願意接受你的說服。

當然,聽眾的組成分子很多元,很難掌握清楚。但是,通常在簡報時,會有所謂的「關鍵聽眾」。譬如課堂簡報時,教師是關鍵聽眾,作最後成績的評比;新聞發佈會上,媒體記者則是攸關訊息能否廣發出去的關鍵。這樣就可以縮小聽眾範圍,方便我們進一步了解。

此外,除了「關鍵聽眾」外,還可輔以「一般聽眾」作為助攻夥伴。舉例來說,許多簡報比賽的評審,固然有他們的專業判斷。但是,人畢竟是群居的動物。當在場聽眾鼓掌叫好或哄堂大笑時,都可能成為評審加分的參考。因此,雖然以關鍵聽眾作為主要說服對象,但是也別忘了一般聽眾可能是影響成敗的助攻關鍵。也因此,一般的演講學教科書都會強調,簡報與書寫文字的重大差別在於:簡報必須用詞簡單,多用短句,才會讓多數人聽懂,達到預期效果。

切合題意

其次,就是要切合題意。雖然,現在有些論者強調標題吸引人的重要性,但是一旦文不對題,不僅與聽眾原先期望不同,而且還可能成為一種欺騙,對講者產生反感。

做到切合題意,主要有兩個層次要注意。首先,把握住「一簡報一主題」的原則。許多經驗老道的講者都一再告誡,一場演說中若能讓聽眾記住一件事,就已經是功德圓滿了。不要妄想太多,這個也要,那個也要,最後當然會產生混亂。

「一簡報,一主題」的關鍵點是要能捨,也就是要能去蕪存菁,留下最重要的。這也就會進入第二個層次:「追求核心本質」。既然一份簡報只能講一個主題,那麼最重要、最值得講的是什麼?舉例來說,在新創募資說明會上,新創公司可能有很多優點、缺點、機會、威脅等等。可是投資人願意花多少時間聽,特別是競爭者眾時,要如何脫穎而出。此時,就是要能不斷地去想自己公司的最大優勢是什麼?或如何能夠創造最大利潤?一個核心主張丟出來,剩下的就只是進一步說明。而不是天女散花,花招盡出,讓人反而不知道重點在哪。

結構分明

最後,一個人講話時,聽起來論述清楚,有結構是很重要的。細部的說,一篇簡報要有開頭、本文、結尾的區分。開頭著重吸引注意、鋪陳主旨、設定議程、說明好處。結尾則是回顧總整、最後一擊強化簡報的訴求等等。

本文限於篇幅,無法一一展開細節。不過,純就「開頭、本文、結論」中的「本文」部分的安排,提出兩項建議:

第一,列點說明。雖然,在寫作上,列點說明顯得有些枯燥、制式。但是在口語中,則會顯得較明白清楚,只要不要打太多點。譬如,論理清楚的簡報,重點有三:第一….第二….第三….。此外,當列點說明完後,最後再幫聽眾重述一次,就更能加深印象。

第二,點與點之間最好要有關連性。這裡的關連性,無論是時間原則、空間原則或是因果原則皆可。因此,有些人雖然同樣打點,但是點與點之間,有的點很大,有的點很小,或是點與點之間又重複,就會顯得提出者本人思路不清。舉例來說,在一篇雜誌文章中提到,人們容易受到他人的影響,包括:他人的眼光、他人的期待、他人的看法….等等。或許是因為翻譯關係,這裡的眼光、期待、看法,到底有什麼不一樣呢?這樣的分點,即使一一詳細說明,也會讓人質疑這些點與點之間,其實只是在重複說相類似的事,這就不是好的分點方式。

好的分點原則,就是點與點之間是有關係的。以時間原則為例,我們介紹自己單位時,可以從單位的過去、現在、未來這樣切三點來介紹。又或者空間原則介紹台灣美食時,區分為北部美食、中部美食、南部美食、東部美食分別介紹。

至於因果原則,許多簡報書籍會強調諸如「問題、方案、評估」之類的架構。舉例來說,要發表一份關於如何提昇簡報邏輯力的演講,可以分以下三個階段:

首先,標明「問題」:先說明當前許多簡報邏輯不清,讓人難以理解的問題,引發共鳴。

其次,開始提出解決方案,提出諸如三方案、五重點等。

最後,則是說明預期成效或與其他方案的優缺比較。

這樣依序的論述,會讓整份簡報邏輯清楚,有前後次序。尤其是在簡報過程中,聽眾有時可能會失神,漏聽一些地方。但是,因為講者的順序是有邏輯性的。所以,當聽眾回神時,還是比較容易知道位置所在,不會完全跟不上。

總結以上,要想準備一場「論理清楚」的簡報,本文認為應該特別重視:聽眾分析、切合題意以及結構分明這三項。亦即要能針對聽眾需求與能力,提供最核心重要的觀點,並透過列點說明的方式,有邏輯次序的解說,幫助聽眾快速掌握簡報的來龍去脈,達到簡報「清楚傳達訊息」的要求。

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