進入職場前,大學生必須準備好的四件事

文/胡全威 世新大學口語傳播學系助理教授

9月30日世新大學與Cheers雜誌社合辦職涯輔導工作坊。會中Cheers雜誌總社長劉鳳珍女士、總編輯盧智芳女士,以及台北W飯店人資長(人力資源長)張淑娟女士、信義房屋人資長兼倫理長楊百川先生、天下雜誌人資長郭大微女士和IBM前大中華人力資源總監郭希文女士等人發表精采的演說與座談。

他們從業界、關心職場發展的媒體以及過往經驗,提供目前企業需要什麼樣的人才與期待大學應給予學生什麼樣的能力。整天的工作坊中,有許多非常有意思的觀點。講者之間也常有英雄所見略同的觀點,因此希望透過這篇整理扎記,幫助讀者可以更了解企業的需求,以便作為自己準備或建議同學面對職場時的參考。

這些業界達人建議大學生在進入職場前,應該先做好以下四件事:

一、認識自己並讓自己更好

企業用人,希望將人才擺對位置。縱使在面試時,透過性向測驗、考官詢問等方式,希望找到適才適所的人。可是,這些都只是在非常短暫的時間中,試圖尋找到他們要的人。

但是,真正能有時間,仔細了解自己的興趣、個性、天賦、專才的,還是只有個人本身。自己都不了解,企業又怎麼會了解你。倘若直到突然有一天,自己才意識到這不是我要的,那麼之前的結合,似乎顯得是一種彼此傷害。

認識自己本來應該是從小就該思考的問題。但有人會認為,華人社會因為升學壓力,以分數、學校排名作為評價未來的成就標準。因此,許多人在青少年時期,也都只能在課業上打轉或者陷入在手機世界中逃避,而缺乏了解不同的工作以及對自我的探索。也因此,了解自己,有些人是在大學中才完成,這就變成此時一項重要的課題。

此外,講者提到另外一種觀察。有的新世代確實很有自我意識,對於自身權益也非常在乎。但是,這個世界或說公司企業並不是繞著個別員工在打轉的。很多時候,員工必須能配合公司規範。而且,即使是強調做自己,也是會希望「做更好的自己」,而不是劃地自限。更能與周遭同事、企業文化接軌,這樣才能雙贏,而不是純粹個體性高漲的自我。

二、培養良好的品德與個性

整個座談會中,對我最驚訝的,就是與會的人資長們,一而再、再而三強調的,竟然是誠信、負責、正向積極、禮貌等品德與個性。

高等教育似乎已經是專業教育,重點是專業知識與技能。對於同學們的品性、性格、態度等,都不是每週與同學們短暫的兩小時或三小時課程中相見,就可以幫得上忙的。但是,這些特質卻是企業人資長在面試篩選時,努力在尋找的人才條件。

就以誠信而言,講者舉例在銷售物品時,縱使一時可以說服成功,讓銷售者與公司獲利。可是,倘若是靠欺騙、隱瞞等方式,終究消費者會發現。最後不僅是對銷售者不信任,而是對整個企業失望,甚至連帶消費者周遭的親人、朋友都會不信任這家企業。因此,品格成為企業篩選員工的重要特質。

又譬如,解決問題的能力。許多講者都提到,新世代在面對問題時,很容易只是口頭抱怨或者就是回報問題,而沒有習慣進一步動手去解決問題。舉例而言,總編輯要求某位員工聯繫受訪者,希望能做一篇深度採訪報導。該員工上網找了email聯繫方式,發了信件之後,久久沒有收到回應,最後也就回報無聯繫不上。這種做事態度,講者認為很難受到主管的肯定。為何不主動電話聯繫,主動詢問該公司的其他職員,就是動手解決問題。

這些能力、人格特質,正如信義房屋的人資長楊百川先生所說的。雖然面對千變萬化的職場趨勢,無論是近年來最夯的雲端運算、大數據、AI人工智慧等等。雖然瞬息萬變,但是很多特質與能力,其實是不變的。他舉學校教授「微積分」課程為例,有些人在工作上可能更本不會再去算微分、積分。但是這種思維訓練,把事情微分到最小來思考;以及把事情積分後,看到事物的全貌。這種學術訓練後的思考力,這是不會改變的。

因此,有些人擔心學校教的職場技能都只是歷史而已。但是,楊人資長認為,一門學術的根基,本來就是幾十年積累的成果。教師若輕易隨著潮流,捕風捉影,尋求熱門,反而容易進退失據。因為熱門的主題,一則根基不深,不易系統化教學;另則學生進入職場後,風向可能又變了,如何可能掌握呢?

因此,學校學習的基本功夫,譬如發掘問題、掌握概念、提出假說、檢視證據、總結摘要等能力,都是可以幫助同學面對職場的基本功夫,這些是無需妄自菲薄的。

三、溝通與團隊的合作能力

特別將溝通與團隊合作的能力單獨列點,因為這是許多講者反覆強調的。甚至講者以「說人聽得懂的話;做聽懂人話的人」這樣來形容職場上的需求。

新世代裡許多人透過社群媒體表達意見,對於面對面溝通的能力十分缺乏。再加上許多家庭,父母都十分寵愛與尊重。這連帶的,通常是父母看子女臉色,而不是子女看父母臉色。因此,許多年輕人主動溝通的意願與能力不佳,不懂得察顏觀色,了解何時該說、何時不該說,導致溝通出現困難。

相關聯的,沒有好的溝通,團隊合作就出現問題。許多工作都不是一人單打獨鬥可以完成,需要團隊之間的溝通、協調,甚至處理衝突。缺乏良好溝通力,使得團隊更難運作。

更特別的,近年來由於少子化的人口結構慢慢開始從學校影響到職場,再加上現代有許多人越來越長壽而且健康,一點也不急著退休。因此,少子化造成的人力短缺,就會仰賴中高齡的人力補足。所以,現在以及未來的職場趨勢,就是出現年齡差距甚大的「五代同堂」現象,這會越來越普遍。

當然,這裡的「代」並非真的指30年一世代,而是指像是X世代、Y世代或五年級、六年級生,這樣一代十年的算法,辦公室中會越來越多。從20歲開始到70歲左右的工作同事,共處一個辦公室。前陣子,頗為熱門的電影《高年級實習生》似乎也就是說明這樣的情況。

因此,同事間的溝通,不僅是工作、職務上的協調問題,還有能跨越世代間的差異。舉

例來說,如何請假。有些年輕人可能認為用LINE發個訊息,請假已經完成。但是,對許多較資深的職場主管而言,會認為這是一個不禮貌、不尊重的作法。

在大學,老師上課時,受到多數學生的影響,也常常順著年輕世代的作風,簡便行事。但是,這時就必須提醒學生在企業中,倘若真的臨時有事,最好親自打電話向主管請假。要試著去了解不同世代的要求與價值觀,有時不是對或錯的問題,也不是跟不跟上時代,而是一個世代的習慣與認知,這並不是輕易可以改變的。

值得一提的,會中講者也提到「打電話請假」,這其實是一個很好的溝通訓練。許多人礙於情面,不敢開口,其他相類似的事,也都無法表達。因此,學校老師或者可以鼓勵這種請假方式,幫助學生懂得適當的應對進退。

四、學會如何自我學習之道

最後一點,因應於企業必須不斷地面對現在大環境的改變,特別是晚近科技發展快速,許多技術、工作,都在面臨極大的轉型。

因此,企業也特別重視應徵者的自我學習能力。在寫履歷或面試時,不妨提到自己曾經在Coursera或磨課師平台自學過哪些課程,譬如,數據分析、財務報表、統計等。重點不在於學習什麼科目,而是在於讓企業主知道,你知道哪裡有管道可以自學,而且你也有能力、有紀律可以自己學習。大環境變化很快,企業是第一線面對新挑戰。因此,一個能夠自學的員工,對他們來說,就是一個非常好的生力軍,可以不斷地自我強化。

事實上,現在有些學校已經開始採計線上課程,作為正式學分之一。這不僅是教學模式的一種改變,更重要的,這是幫助同學們培養自我學習的習慣。

面對未來:用心拼圖,活在當下

我們在與學生晤談時,許多人都提到對於未來工作感到茫然。擔心慣老闆、擔心低薪、擔心缺乏競爭力,也不太知道自己的方向。

IBM前大中華人力資源總監郭希文女士用一個對比,或者可以部分回答上述問題。她說,有的人對於自己的生涯規劃有「藍圖」,可以一步一步地實踐。但是,可能更多的人是沒有藍圖,但至少可以努力「拼圖」。把現在的事情做好,越認真努力,就越可能有下一張拼圖的出現,最後一樣可以逐步完成一幅美麗的圖畫,畫下自己精采的人生。

同樣的,信義房屋人資長楊百川先生也以小獅子追尾巴的故事為例。小獅子自豪可以追到任何東西,就是一直追不到自己的尾巴,非常苦惱,向母獅子訴苦。母獅子說:「只要你往前走,尾巴就會跟著你走」。因此,楊先生說,與其對於未來苦惱,不妨就是認真地「活在當下」,努力學習、樂於與同學合作、與師長溝通、學好專業科目與培養良好的生活習慣,那麼未來自然會更明確。

總的來說,從學校到職場,大學時代是一個重要的銜接期。也因為職場與學校的差別較大,所以許多年輕人都會有些惶恐與擔心。相信不僅是這一代年輕人,許多資深的師長們,回想一下,其實可能也都曾經歷過這樣的不安。本文綜整職場達人的經驗談,希望提供一些幫助。「活在當下」,筆者也希望借此文,讓一天的工作坊留下些記錄,而不只是讓一些有益的觀點隨風而逝。

22141295_10155588959617906_7727993732314139682_n

隨時補充新觀點,《立報傳媒》Line→http://bit.ly/2YyjUW1