管理物資、社工排班超沉重!微軟助25間非營利組織導入自動化流程

為協助非營利組織簡化繁瑣的行政流程,台灣微軟長期免費捐贈Microsoft 365非營利組織方案,助其邁向數位轉型但隨非營利組織逐漸擴大營運範圍,各組織日常普遍存在三大管理痛點,包含物資清單難以有效整理、社工排班調整彈性差、多重行政表單管理流程複雜等,導致非營利組織無法即時完善布局資源,有效幫助關懷個案。為助非營利組織直搗痛點,導入自動化流程,微軟於2021年一至二月間舉辦了全台首次非營利組織Microsoft Power Platform工作坊,吸引共25間非營利組織,包含心路基金會、伊甸社會福利基金會、財團法人無國界醫生基金會、慈濟基金會等搶報名,透過為期兩周團隊實作與跨組織交流激盪,微軟助社會與公益服務再添創新數位能量!

微軟全球助理法務長暨台灣微軟公共暨法律事務部總經理施立成表示:「微軟一直以來致力於支援在地非營利組織,以數位科技賦能相關團體、做其堅定後盾。本次舉辦Microsoft Power Platform工作坊,提供非營利組織在數位轉型路上的交流平台,也期盼能藉此拋磚引玉,吸引更多產業夥伴加入,共同協助非營利組織,帶給台灣溫暖厚實的力量。」

勵馨基金會資訊組長鄭文貴進一步說明:「非營利組織常面臨人力與資源短缺的困境,須花費大量時間管理物資或處理人資作業。為此,勵馨基金會也積極展開數位轉型,運用Microsoft Power Automate建置三十多個簽核系統,落實在人事作業、講師課程等時間管理改善上,大幅簡化作業流程,使社工團隊更有餘力專注於個案服務及發展多元事務,帶給弱勢族群更好的照護。」

微軟全球助理法務長暨台灣微軟公共暨法律事務部總經理施立成表示:「微軟一直以來致力於支援在地非營利組織,以數位科技賦能相關團體、做其堅定後盾。本次舉辦Microsoft Power Platform工作坊,提供非營利組織在數位轉型路上的交流平台,也期盼能藉此拋磚引玉,吸引更多產業夥伴加入,共同協助非營利組織,帶給台灣溫暖厚實的力量。」(台灣微軟提供)

Microsoft Power Platform工作坊 攜非營利組織齊行數位轉型之路

本次Microsoft Power Platform工作坊主要介紹兩大自動化解決方案Power Automate及Power Apps,透過面對面教學及實作練習逐步引導,即使是無程式背景的同仁也可親身體驗數位化工具帶來助益。活動現場除了進行跨組織交流討論,亦成立Microsoft Teams群組,打造線上開放社群,相互啟發對於自動化流程的想像,從平日痛點出發,打造最客製化的應用程式,播下非營利組織走向數位轉型的種子。

為簡化繁瑣的公文流程並減少紙本作業,簽核流程自動化為最多非營利組織發想之應用場域。羅慧夫顱顏基金會打造計劃書審核系統,自動寄發文件供各層級主管決議,團隊成員也能即時追蹤審核進度;面臨文件需列印供主管蓋章,錯誤則需再重啟流程的耗時痛點,雙連視障關懷基金會提出用印流程自動化解決方案,主管可直接在線上審閱文件,透過系統自動送交印鑒管理者用印。

微軟於2021年一至二月間舉辦了全台首次非營利組織Microsoft Power Platform工作坊,助社會與公益服務再添創新數位能量。(台灣微軟提供)

財產管理亦為多數非營利組織迫切想優化之流程。至善社會福利基金會開發公務車派車系統,同仁透過手機即可從系統行事曆清楚了解公務車可租借時段、里程數及損耗狀況;針對過去常面臨資產報修金額大於實際購買金額的痛點,伊甸基金會打造資產管理系統,清楚記錄每項公用資產的報修狀況及總計報修金額,方便評估是否需汰舊換新。

羅慧夫顱顏基金會執行長陳依伶表示:「感謝微軟提供這麼好的交流平台,因此內部也特別鼓勵資源開發、國際合作及行政等各組別的同仁共同參與工作坊,以多元角度相互激盪,齊力構想出更臻完善的設計,並提升同仁的數位能力。數位轉型本非一人一時一地可以達成之事,這次工作坊集結了組織內外的力量,相信能讓基金會數位轉型之路再向前邁進一大步。」

Microsoft Power Platform工作坊主要介紹兩大自動化解決方案Power Automate及Power Apps,透過面對面教學及實作練習逐步引導,即使是無程式背景的同仁也可親身體驗數位化。(台灣微軟提供)