混合辦公促「數位超載」過勞!微軟報告:企業需善用數位工具管理會議

你累了嗎?混合辦公模式成為新常態,雖然提升工作彈性,但工作壓力也隨之攀升!過去一年,Microsoft Teams 用戶的每週會議時間,大幅增加 148%;Email 發送量也爆增 406 億封,而微軟進一步釋出新工作趨勢指數報告 ─ Work Trend Index Pulse Report也指出,用戶有「數位超載(digital overloads)」的過勞現象,顯示遠距辦公雖帶動生產力提升,然而長時間面對大量會議與資訊,有損員工身心健康、連帶也對企業營運造成影響。

全球疫情有重新升高的趨勢,微軟建議企業執行混合辦公時,應及早採取行動因應。微軟已發表Microsoft Teams的多項功能以及 Microsoft Outlook 最新的會議排程功能,藉由軟體工具顧及員工身心健康,提醒員工適度休息、並在建立彈性工作環境之餘,也能讓員工獲得良好的工作環境。

微軟新工作趨勢指數報告指出,用戶有「數位超載」的過勞現象,顯示遠距辦公雖帶動生產力提升,然而長時間面對大量會議與資訊,有損員工身心健康、連帶也對企業營運造成影響。(台灣微軟提供)

腦波活動顯示:會議不間斷 壓力大幅上升 適度「會議留白」是解方

進入混合辦公新時代,以往隨時能夠享受的實體辦公樂趣如工作團隊午餐、員工旅遊會議、桌邊閒聊、Happy Hours……等,隨著遠距辦公而被剝奪。因此,如何重新找回工作團隊的緊密連結,在這個邁入辦公新時代的轉型期,顯得格外重要。

繼去年藉由腦波實驗發現遠距工作的過勞問題,並推出一系列 Microsoft 365 新功能來協助遠距工作者,微軟進一步釋出的新工作趨勢指數報告 ─ Work Trend Index Pulse Report 發表一項由微軟人因工程實驗室(Human Factors Lab)執行的研究調查,針對微軟及非微軟員工進行 EEG 腦波檢測,實驗組連續參與四場 30 分鐘的視訊會議,中間沒有任何休息;對照組則在每場會議之間休息 10 分鐘,結果發現腦部活動的表現大不同:

  1. 腦部 Beta 波隨工作時間增加而明顯上揚:實驗組因為無法獲得休息,腦部 Beta 波愈來愈高,代表壓力累積;對照組因獲得短暫休息,在所有會議結束時,腦部 Beta 波仍維持穩定。
  2. 左右大腦額葉波不對稱frontal alpha asymmetry:實驗組因馬拉松式地參與會議,左右大腦額葉波出現負向不對稱,代表專注力下降;對照組則出現正向不對稱,仍能維持高度專注力。
  3. Beta 波陡升陡降:一場會議結束後立即進入下一場,使得實驗組的腦部 Beta 波在短時間內暴衝又滑落,在腦電圖上呈現許多針狀尖峰;尤其是在會議結束及開始前,壓力明顯上升。對照組不但較少針狀尖峰,而且在休息時十分鐘內,Beta 波明顯下降,代表壓力減輕。
由微軟人因工程實驗室執行的研究調查顯示,會議不間斷造成壓力大幅上升。(台灣微軟提供)

此實驗帶來三項關鍵啟發:

  1. 會議之間短暫休息,能讓腦部「Reset 重新開機」,減少壓力的累積
  2. 不間斷的會議將降低專注力和投入能力
  3. 會議之間的轉換期,可能是高壓力的來源:前一個會議即將結束,意識到下個會議馬上開始,必須即刻轉換思考主題,因而造成壓力上升。

換言之,這項最新研究顯示,居家工作若無適度休息,壓力將大幅增加,專注力也隨之下滑;而最簡單的解方就是:短短 5 到 10 分鐘的休息,伸展、喝水、讓思慮放鬆,就能維持效率。

台灣微軟 Microsoft 365 事業部副總經理朱以方表示:「此次研究結果顯示,適度休息對於保持員工專注力與生產力非常重要,當混合辦公成為新常態,Microsoft Teams 用戶數也大幅成長,截至今年 4 月全球每日活躍用戶數已達 1.45 億人,比去年同期成長約2倍。面對工作疲勞,微軟陸續優化產品設計並釋出多元全新功能,致力協助管理者採取行動、培養全新且彈性的工作文化,讓團隊成員感受到生產力提升、兼顧工作與生活的平衡、向心力更強。」

台灣微軟 Microsoft 365 事業部副總經理朱以方表示,此次研究結果顯示,適度休息對於保持員工專注力與生產力非常重要。面對工作疲勞,微軟陸續優化產品設計並釋出多元全新功能,致力協助管理者採取行動、培養全新且彈性的工作文化。(台灣微軟提供)

面對數位超載 Microsoft Teams 功能推陳出新 助管理者因應辦公新常態

過去一年,微軟致力開發各種新工具,協助企業和個人在這個快速變動的時期,維持工作效率及身心福祉。例如 Microsoft Teams 的 Together mode 能幫助減緩會議中的疲勞;Virtual commute 功能則可重新設定工作與家庭生活的界限;Microsoft Viva Insights 則整合了 Headspace 冥想和正念功能等等。

微軟在今年三月公佈的 2021 工作趨勢報告中指出,數位超載已成為混合辦公新時代的迫切問題,全球受訪者有 54% 表示感受到工作過度,39% 則指出自己是明顯疲勞。如今透過腦波研究,微軟再度發現問題,並提出解決之道;Microsoft Outlook 最新發表的自動排程功能,在會議時程設定完成之後,系統即自動縮短會議時間 5 至 10 分鐘,作為休息空檔,讓遠距辦公者能確實休息。如此一來,不僅改善員工身心健康,也有助於管理者強化團隊向心力、為企業營運效能加分。

微軟致力開發各種新工具,協助企業和個人在這個快速變動的時期,維持工作效率及身心福祉。例如Microsoft Viva Insights整合了 Headspace 冥想和正念功能。(台灣微軟提供)